Minder mail, productievere teams

Met je eerste kop koffie in de hand open je ’s ochtends goedgemutst je inbox. Maar al voor je klaar bent met het ordenen en afhandelen van al die belangrijke, en nog veel meer onbelangrijke e-mail berichten, ben je toe aan je vijfde bak koffie en is je vrolijke muts ingeruild voor een bokkenpruik. Je wordt er gek van: al die e-mail!

Productiviteitskiller

Je bent niet de enige. Werknemers besteden gemiddeld 28% van hun tijd aan het afhandelen van e-mails. En wist je dat het tussen de 9 en 25 minuten duurt om na het lezen en afhandelen van één e-mail weer geconcentreerd aan het werk te raken? * Kortom: e-mail is een meedogenloze productiviteitskiller. Natuurlijk zijn er allerlei dingen die je zelf kunt doen om de stroom e-mails in te dammen:
– Beperk het aantal cc’s in de mail.
– Wees zuinig met de ‘reply all’ knop.
– Zet je meldingen uit, en beantwoord mail op gezette tijden.
Maar of dit voldoende is? Uit eigen ervaring kunnen wij melden: nee dat is niet voldoende om op te boxen tegen de overvolle inbox.

Maar wat helpt er dan wel?

Het hardnekkige e-mail virus vraagt om een stevige kuur. En die kuur die hebben we gevonden: Microsoft Teams, onderdeel van Microsoft Office 365. Een tool die werknemers in staat stelt om direct met elkaar te chatten zodat communicatie efficiënt wordt en minder afleidt van waar je mee bezig bent. Waarmee je elkaar kunt bellen als je even snel moet overleggen. Waarmee je veilig en centraal bestanden kunt delen en met meerdere mensen tegelijkertijd kunt bewerken. Een tool met een app die het mogelijk maakt om altijd en overal mee te praten en op de hoogte te blijven van projecten.

Misschien denk je nu: hé, dat kan allemaal toch ook met een tool als Slack? En inderdaad er zijn andere goeie tools te vinden, maar het grote voordeel van Microsoft Teams is dat het voor gebruikers van Office 365 gewoon helemaal gratis te gebruiken is, in tegenstelling tot de tools als Slack waar je na een gratis eerste jaar (fors) zult moeten gaan betalen. Dus gebruik je Office 365? Dan heb je de kuur in handen!

Eigen ervaring

Interpulse is een bedrijf als alle anderen, compleet met e-mailproblemen. Door het gebruik van Microsoft Teams is het een feit: we zijn productiever en creatiever en de overvolle inbox is steeds meer naar de achtergrond geraakt. Wil je meer weten over de mogelijkheden van de tool die je waarschijnlijk al in huis hebt? Neem dan gerust contact met ons op. Tot snel! Het Team van Interpulse

*Universiteit van California 2005 en Onderzoeksbureau McKinsey 2012