Om je beter van dienst te kunnen zijn maakt deze website gebruik van cookies. Lees meer in ons privacy statement. Akkoord

Support

  • 071 - 30 30 300
  • support@interpulse.nl

Kantoor

  • 071 - 566 52 82
  • info@interpulse.nl
  • Zoeterwoudsesingel 56
    2313 EK Leiden

Blijf op de hoogte!

Max. 1 x per 14 dagen per e-mail. Inschrijven voor onze Updates
Blogs

Waarom de inbox als takenlijst niet meer werkt

10 apr 2018
Eric Devilee

Eric Devilee


Gebruik jij jouw inbox als takenlijst? Bijvoorbeeld door e-mails die nog verwerkt moeten worden in de inbox te laten staan of te verplaatsen naar een submap? Je bent in goed gezelschap. Deze manier van werken wordt alleen steeds lastiger en langzaamaan onhoudbaar.

Waarom de inbox als takenlijst niet meer werkt

Steeds meer communicatiekanalen

Collega’s, klanten en leveranciers vragen steeds vaker om een directer contact dan per e-mail. Daar komen ook steeds meer mogelijkheden voor. WhatsApp, iMessage en LinkedIn zijn slechts enkele voorbeelden. Via deze communicatiekanalen krijg je tegenwoordig ook zakelijke taken binnen. Waar het in de tijd van telefoon en e-mail nog werkbaar was om van een telefoongesprek een korte e-mail aan jezelf te sturen, gaat dit met al deze communicatiekanalen niet meer op. De inbox als takenlijst is dus niet meer allesomvattend en dit zorgt ervoor dat je taken op meerdere plekken moet bijhouden of sommige taken niet noteert.

Eén centrale plek voor je taken

Toch was die oude inbox niet zo’n gekke gedachte. In de tijd van telefoon en e-mail als voornaamste communicatiekanalen was dat een mooie centrale plek die voorzag in een behoefte. Die behoefte aan een centrale plek is onveranderd. Daarnaast draagt het op een centrale plek bijhouden van je taken bij aan de productiviteit. De gedachte is goed, maar het middel is aan vervanging toe.

Er zijn toch honderden apps voor taken?

Waarschijnlijk nog veel meer. In de praktijk merk ik dat deze ook wel gebruikt worden, maar dan voornamelijk voor taken buiten de werksfeer. De negatieve houding van sommige werkgevers draagt hier ook niet aan bij, maar die houding is op zich wel te begrijpen. Zij willen immers grip houden op de plaatsen waar informatie over de organisatie en haar klanten opgeslagen wordt. Aan de andere kant wil een werkgever dat de productiviteit van zijn medewerkers natuurlijk zo hoog mogelijk is. Microsoft Planner lost dit dilemma op. Het maakt onderdeel uit van Office 365 (o.a. Word, Excel, Outlook) en de taakdata staat hierdoor bij dezelfde partij waar ook je andere bedrijfsdata staat. Het is ook handig dat je - in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) - dan maar één verwerkersovereenkomst hoeft af te sluiten.

Microsoft Planner is meer dan de zoveelste app voor taken

Voor de werkgever is het prettig dat de veiligheid van de gegevens goed geregeld is, maar er zijn natuurlijk meer belangrijke criteria. Gebruiksvriendelijkheid bijvoorbeeld. Microsoft heeft enkele jaren geleden Wunderlist overgenomen, een topapplicatie voor het beheren van taken die erg gebruiksvriendelijk is. Maar ook de integratie met de andere applicaties die je gebruikt en het kunnen beheren van taken van de groepen waarin je actief bent, zijn tegenwoordig belangrijke criteria. De samenwerking met de andere onderdelen van Office 365 - en Microsoft Teams in het bijzonder - geeft Planner voorsprong op andere apps voor het beheren van taken.

Nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uitziet en hoe je Planner en Teams slim in kan zetten voor jouw organisatie? Ik laat het je graag zien. Als je niet kan wachten, dan geeft deze YouTube video een aardige indruk:


Deel artikel



Tags

Eric Devilee

Eric Devilee

Dagelijks adviseert Eric organisaties over de slimme inzet van technologie. Dat levert naast kostenbesparing vaak ook leuke anekdotes op. Die deelt hij hier zo nu en dan.


Terug naar overzicht


Updates

Blogs

Een moderne bedrijfsvoering met Growth hacking en Power BI

Hoe beweegt jouw organisatie zich in de huidige tijd waarin de technologische ontwikkelingen elkaar in een rap tempo opvolgen? Helaas zien wij regelmatig dat organisaties ongecontroleerd en zonder een duidelijk plan inspelen op de snel veranderende omgeving. Zij laten hierdoor kansen liggen om te groeien.
Blogs

Betere gebruikservaringen en minder wachtwoordgebruik op kantoor

‘Het vertraagt het werkproces. Wat een gedoe. Ik wil gewoon inloggen!’ Meervoudige authenticatie is wel eens een ergernis van onze klanten. Je moet overal een wachtwoord- of zin voor bedenken en die vervolgens allemaal onthouden of in een wachtwoordenkluis opslaan.
Blogs

Projectmanagement software voor het MKB: Teams en Planner

Grote projectorganisaties hebben vaak geavanceerde projectmanagement software. Maar hoe is dat in het MKB? Zij hebben ook behoefte aan een helder inzicht in de voortgang en prestaties van hun projecten, maar zij beschikken niet over de kostbare software hiervoor. Vaak wordt er gebruik gemaakt van Excel of een eigen oplossing.
Events

10 dagen filmplezier op het Leiden International Film Festival

Van 2 tot en met 11 november is Leiden weer even de filmhoofdstad van Nederland. Daar zijn we als partner van het festival natuurlijk heel trots op, om die reden maken we je graag enthousiast!
Blogs

4 voordelen van het inschakelen van een externe ICT dienstverlener

Profiteer jij van al het goede op ICT gebied? Uit onderzoek blijkt dat veel MKB ondernemers dit als een behoorlijk uitdaging zien. Medewerkers klagen dat hun computer vastloopt, dat ze bepaalde software missen, een slechte wifi verbinding hebben in vergaderzalen of andere kantoorruimtes, of dat ze niet prettig kunnen thuiswerken omdat ze geen toegang hebben tot de nodige bestanden. Het is daarom niet gek dat een derde van de business-directeuren wil dat werkprocessen meer en beter worden ondersteund middels ICT-oplossingen. Herken jij jezelf hierin?
Blogs

In 3 stappen naar een Modern Workplace

We leven volop in een nieuw tijdperk. ICT drukt zijn stempel op hoe we werken en samenwerken. De moderne medewerker heeft behoefte aan moderne tools - voor de millennials en generatie Z is dit zelfs een must. Maar hoe creëer je een aantrekkelijke werkplek voor je moderne medewerkers? We bespreken het graag met je.
Showcases

Slim waardevolle feedback verzamelen

Interpulse is al enige jaren sponsor van het Leiden International Film Festival (LIFF). Deze mooie samenwerking heeft geresulteerd in een aantal moderne functionele websites, waarbij voor elk festival een nieuwe stijl is opgezet. Naast het goed kunnen raadplegen van het programma is er ook een integratie gemaakt met het kassasysteem voor het bestellen van kaarten. Vorig jaar is daar een mooie functionaliteit voor publiek en de organisatie aan toegevoegd.
Blogs

Altijd en veilig verbonden zijn: ICT oplossingen voor op en buiten kantoor

Helaas verkijken werkgevers zich nog weleens op de economische schade die ze oplopen als ze hun internetvoorzieningen niet goed regelen. Hieronder twee stellingen met betrekking tot dit thema. Wat is jouw kijk hierop?
Blogs

Slim! Gebruik ICT systemen om te professionaliseren én kosten te beheersen

Zie jij ICT als een kostenpost of als een mogelijkheid om te professionaliseren én kosten te beheersen? Steeds meer bedrijven ontdekken dat als ze digitaliseren en ICT systemen beter organiseren, ze nieuwe kansen creëren voor hun organisatie. Dit noemt men ook wel: digital transformation. Waar liggen die kansen zoal? In de praktijk zien wij dat er een flinke slag te maken is bij organisaties waar veel procedures zijn en registratie de norm is.
Blogs

Verlies je goede medewerkers niet aan een modernere concurrent

Millenials stellen steeds hogere eisen aan werkgevers. Is je ICT niet up to date? Vergeet het dan maar. In dit artikel laten we je zien hoe je voldoet aan de eisen van vandaag. Hoe je kunt werken met de Modern Workplace en hoe dat ervoor zorgt dat mensen productiever en efficiënter kunnen (samen)werken.