Om je beter van dienst te kunnen zijn maakt deze website gebruik van cookies. Lees meer in ons privacy statement. Akkoord


Support

  • 071 - 30 30 300
  • support@interpulse.nl

Kantoor

  • 071 - 566 52 82
  • info@interpulse.nl
  • Zoeterwoudsesingel 56
    2313 EK Leiden

Blijf op de hoogte!

Max. 1 x per 14 dagen per e-mail. Inschrijven voor onze Updates
Blogs

Waarom de inbox als takenlijst niet meer werkt

10 apr 2018
Eric Devilee

Eric Devilee


Gebruik jij jouw inbox als takenlijst? Bijvoorbeeld door e-mails die nog verwerkt moeten worden in de inbox te laten staan of te verplaatsen naar een submap? Je bent in goed gezelschap. Deze manier van werken wordt alleen steeds lastiger en langzaamaan onhoudbaar.

Waarom de inbox als takenlijst niet meer werkt

Steeds meer communicatiekanalen

Collega’s, klanten en leveranciers vragen steeds vaker om een directer contact dan per e-mail. Daar komen ook steeds meer mogelijkheden voor. WhatsApp, iMessage en LinkedIn zijn slechts enkele voorbeelden. Via deze communicatiekanalen krijg je tegenwoordig ook zakelijke taken binnen. Waar het in de tijd van telefoon en e-mail nog werkbaar was om van een telefoongesprek een korte e-mail aan jezelf te sturen, gaat dit met al deze communicatiekanalen niet meer op. De inbox als takenlijst is dus niet meer allesomvattend en dit zorgt ervoor dat je taken op meerdere plekken moet bijhouden of sommige taken niet noteert.

Eén centrale plek voor je taken

Toch was die oude inbox niet zo’n gekke gedachte. In de tijd van telefoon en e-mail als voornaamste communicatiekanalen was dat een mooie centrale plek die voorzag in een behoefte. Die behoefte aan een centrale plek is onveranderd. Daarnaast draagt het op een centrale plek bijhouden van je taken bij aan de productiviteit. De gedachte is goed, maar het middel is aan vervanging toe.

Er zijn toch honderden apps voor taken?

Waarschijnlijk nog veel meer. In de praktijk merk ik dat deze ook wel gebruikt worden, maar dan voornamelijk voor taken buiten de werksfeer. De negatieve houding van sommige werkgevers draagt hier ook niet aan bij, maar die houding is op zich wel te begrijpen. Zij willen immers grip houden op de plaatsen waar informatie over de organisatie en haar klanten opgeslagen wordt. Aan de andere kant wil een werkgever dat de productiviteit van zijn medewerkers natuurlijk zo hoog mogelijk is. Microsoft Planner lost dit dilemma op. Het maakt onderdeel uit van Office 365 (o.a. Word, Excel, Outlook) en de taakdata staat hierdoor bij dezelfde partij waar ook je andere bedrijfsdata staat. Het is ook handig dat je - in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) - dan maar één verwerkersovereenkomst hoeft af te sluiten.

Microsoft Planner is meer dan de zoveelste app voor taken

Voor de werkgever is het prettig dat de veiligheid van de gegevens goed geregeld is, maar er zijn natuurlijk meer belangrijke criteria. Gebruiksvriendelijkheid bijvoorbeeld. Microsoft heeft enkele jaren geleden Wunderlist overgenomen, een topapplicatie voor het beheren van taken die erg gebruiksvriendelijk is. Maar ook de integratie met de andere applicaties die je gebruikt en het kunnen beheren van taken van de groepen waarin je actief bent, zijn tegenwoordig belangrijke criteria. De samenwerking met de andere onderdelen van Office 365 - en Microsoft Teams in het bijzonder - geeft Planner voorsprong op andere apps voor het beheren van taken.

Nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uitziet en hoe je Planner en Teams slim in kan zetten voor jouw organisatie? Ik laat het je graag zien. Als je niet kan wachten, dan geeft deze YouTube video een aardige indruk:


Deel artikel



Tags

Eric Devilee

Eric Devilee

Dagelijks adviseert Eric organisaties over de slimme inzet van technologie. Dat levert naast kostenbesparing vaak ook leuke anekdotes op. Die deelt hij hier zo nu en dan.


Terug naar overzicht


Updates

Blogs

Microsoft Surface Pro 6 versus Surface pro 5

Kees bezocht het geheel vernieuwde kantoor van Microsoft op Schiphol. Decor voor de presentatie van de nieuwe Microsoft Surface productlijn. Wij schreven onlangs een artikel over de Surface en gingen dus met enthousiasme op bezoek. Onze focus: de Microsoft Surface Pro 6.
Blogs

Heb jij een 5 sterren Back-Up Systeem?

Voor een goede back-up dien je rekening te houden met 5 factoren: retentie, hersteltijd, de frequentie van de back-up, de veiligheid, het systeem testen.
Blogs

“Hey Google, is zo’n digitale assistent wel veilig?”

Afgelopen jaar zijn er flink wat wijzigingen doorgevoerd in de privacy wetgeving met de doorvoering van de AVG/GDPR. Het verwerken van persoonsgegevens werd hierin flink aan banden gelegd er moet expliciet toestemming gegevens worden voor opslag van gegevens etc. Over de AVG hebben we al enkele andere artikelen geschreven in onze blogs. Wat ik in onderstaande blog wil aankaarten is een ander item wat afgelopen jaar flink wat aan populariteit heeft gewonnen: de digitale assistent.
Events

5 februari: Tech voor de Toekomst Nu!

Benieuwd naar wat er bij bedrijven in de Leidse regio allemaal gebeurt op het gebied van digitalisering, big data analyse en sensortechnologie? Kom dan naar het Tech event op 5 februari in Leiden.
Blogs

Skype en Teams: de aangewezen manier om zakelijk te bellen

Vanaf september 2019 kunnen wij in Nederland niet meer blijven bellen via ISDN. Dan neemt internetbellen (VoIP - Voice Over IP) het definitief over. Maakt jouw organisatie momenteel nog gebruik van ISDN, dan raden wij jou aan om over te stappen naar Microsoft Skype of Teams. Anno 2019 zijn dit dé tools om zakelijk te bellen. Wij leggen uit waarom.
Blogs

3 lijstjes die wél interessant zijn

December is de maand van de lijstjes, je kent er vast wel een paar. Sommige zijn onzinnig, maar je hebt ook best leuke en interessante lijstjes. Ze geven leuke inzichten en komen voort uit échte data en/of zijn gewoon heel vermakelijk!
Blogs

5 redenen waarom je de Microsoft Surface wilt hebben

De Microsoft Surface Family bestaat uit krachtige (mobiele) apparaten die voorzien in alle behoeften van een moderne werkplek die een medewerker verlangt. We lichten hier twee versies toe: de Surface Pro voor de flexibele kantoormedewerker en de Surface Go voor de medewerker die veel onderweg is, en toch een volwaardige werkplek beschikbaar wil hebben. Met de Surface Pro en Go toont Microsoft aan dat jij al jouw werk kan doen met één compact apparaat.
Blogs

Een moderne bedrijfsvoering met Growth hacking en Power BI

Hoe beweegt jouw organisatie zich in de huidige tijd waarin de technologische ontwikkelingen elkaar in een rap tempo opvolgen? Helaas zien wij regelmatig dat organisaties ongecontroleerd en zonder een duidelijk plan inspelen op de snel veranderende omgeving. Zij laten hierdoor kansen liggen om te groeien.
Blogs

Betere gebruikservaringen en minder wachtwoordgebruik op kantoor

‘Het vertraagt het werkproces. Wat een gedoe. Ik wil gewoon inloggen!’ Meervoudige authenticatie is wel eens een ergernis van onze klanten. Je moet overal een wachtwoord- of zin voor bedenken en die vervolgens allemaal onthouden of in een wachtwoordenkluis opslaan.
Blogs

Projectmanagement software voor het MKB: Teams en Planner

Grote projectorganisaties hebben vaak geavanceerde projectmanagement software. Maar hoe is dat in het MKB? Zij hebben ook behoefte aan een helder inzicht in de voortgang en prestaties van hun projecten, maar zij beschikken niet over de kostbare software hiervoor. Vaak wordt er gebruik gemaakt van Excel of een eigen oplossing.