Digitale transformatie; best of breed of best of suite?

De wereld verandert en onze manier van samenwerken en communiceren verandert mee. We zijn altijd en overal online en switchen met het grootste gemak tussen telefoon, tablet en PC. Maar veel bedrijven werken nog met een traditionele, lokale ICT-omgeving of hebben een omgeving die beperkt gehost wordt in de cloud. Vroeg of laat gaat dat botsen. En dan?

Mee in de digitale transitie

Wij zien dat veel ondernemers zoeken naar een manier om mee te gaan in deze digitale transformatie. Niet omdat dat hip is, maar omdat men tegen problemen aanloopt of een bepaalde behoefte in wil vullen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan medewerkers die thuis willen werken. Als de bestanden op een lokale server staan of er draait een specifieke branche-oplossing op een server op kantoor, dan kun je daar vanaf huis niet vanzelfsprekend bij.

Nieuwe oplossing

Tijd om naar een goede oplossing te zoeken. Een waarbij iedereen prettig samenwerkt en makkelijk communiceert, een waarbij het duidelijk is waar de data staan, wie bij welke gegevens kan, en wat de afspraken omtrent regelgeving zijn.

Best of breed of best of suite?

Dan kom je al snel bij de vraag terecht: ga je een pakket nemen waar alles al inzit of pak je een reeks aan softwarepakketten die individueel op hun vakgebied de beste zijn en koppel je die onderling aan elkaar? In veel gevallen zitten bepaalde softwarepakketten bijvoorbeeld al in het branchepakket, dan is het logisch dat je die wil gebruiken.

De waarheid ligt… in jouw organisatie

In dit geval ligt de waarheid nu eens niet in het midden. De waarheid ligt bij jouw specifieke organisatie en bij jouw medewerkers. Kijk naar de behoeften, wensen en mogelijkheden die er zijn en stel die centraal. Soms ben je gebonden aan software van een bepaalde leverancier die gekoppeld is met je eigen software. Dat heeft implicaties voor de software die je kunt kiezen. Maar ook regelgeving speelt een rol. Je hebt een pakket gevonden op internet waar je heel prettig mee werkt. Maar voldoe je daarmee ook aan de AVG?

Belangrijke factoren

Allemaal zaken om rekening mee te houden: In welke omgeving opereer je? Met welke wet- en regelgeving heb je te maken? Belangrijker nog: de mensen in je organisatie, waar hebben zij ervaring mee? Je kunt wel kiezen voor een pakket omdat dat heel goed is, maar misschien is het beter te kiezen voor een pakket waar je mensen ervaring mee hebben. Dat scheelt dure cursussen, training en frustratie.

Office 365 voor productiviteit en communicatie

Productiviteits- en communicatietools kun je prima in een suite gebruiken. Het is ook niet voor niets dat Microsoft Office 365 veel wordt toegepast in het mkb. Het voorziet duidelijk in een bepaalde behoefte en sluit aan op de meeste andere systemen. Het wordt al spannender als je gaat kijken naar afdelingsspecifieke systemen.

Afdelingsspecifieke systemen

Maak je gebruik van bijvoorbeeld financieel-logistieke systemen en gebruiken je marketing- en sales-afdelingen ook hun eigen pakketten? Is er heel veel uitwisseling tussen die systemen, dan is integratie belangrijk. Wordt er meer in aparte clusters gewerkt? Dan is die integratie weer minder kritisch. Heb je leveranciers die bepaalde software voorschrijven? En ook belangrijk: waar ligt het gewicht? In een verkooporganisatie zal dat bij het CRM-pakket zijn. Bij een projectorganisatie zal de projectregistratie leidend zijn.

Organisatie centraal, de rest volgt

Best of breed of best of suite? Eigenlijk is dat niet belangrijk. Stel je organisatie, je medewerkers en je processen centraal, en kies wat daar het beste bij past. Wacht niet tot de perfecte oplossing voorbijkomt, want die is er in veel gevallen niet. Focus je op wat nu relevant en handig is in de organisatie. Anders dan vroeger, zit je niet meer voor lange tijd aan je keuze vast, overstappen is in veel gevallen makkelijker geworden.

Kunnen we meedenken?

Heb je behoefte aan iemand die met je meedenkt? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.