Teams – alleen, en toch met elkaar.

Jeroen over Teams – alleen, en toch met elkaarJeroen
10 min.

Thuiswerken – zo doe je dat veilig en verantwoord
Nu we gevraagd zijn zo veel mogelijk thuis te werken en dit ook mogelijk even aanhoudt is er steeds meer vraag naar hoe je dit nu goed moet inrichten. Teams hebben we al vaker aangeraden als het middel om fysiek los van je collega’s toch samen te zijn. Dit doen we niet voor niets! Er zijn nu eenmaal zo veel situaties die wij helaas vaak zien gebeuren en eenvoudig te voorkomen zijn. Hieronder enkele voorbeelden.

Teams – alleen, en toch met elkaar

Bestanden naar elkaar sturen
Medewerkers sturen veel bestanden naar elkaar via mail, b.v. ter revisie. Deze bestanden worden dus gedeeld met de medewerkers binnen de organisatie en vermenigvuldigen zich. De inhoud van de gedeelde bestanden bevat vaak privacygevoelige informatie over een klant of jouw organisatie. Zou het niet veel eenvoudiger zijn als je niet al deze bestanden eindeloos heen en weer hoeft te sturen en te delen op een onveilige manier? Zodra Teams goed is ingericht kun je ook eenvoudig de bestanden delen met de juiste afdelingen en teams binnen jouw organisatie. In Teams kun je deze bestanden in een centraal kanaal plaatsen, zodat iedereen met de juiste rechten toegang heeft. Begin vervolgens een gesprek over dat bestand of werk samen in het bestand. Daarnaast zijn de bestanden ook veilig en versleuteld opgeslagen.

Bestanden delen met klanten of collega’s kan uiteraard al via OneDrive, de Cloudopslag van Microsoft. Binnen Teams kan dit dus ook met je team; de mensen met wie je samenwerkt. De toegevoegde waarde van Teams is dat je op kanaal niveau “gasten” kunt uitnodigen, zodat zij live in de documenten kunnen werken welke gedeeld zijn in het kanaal. Je kunt gast-gebruikers ook nog eens toestemming geven om enkel de bestanden te kunnen lezen. Zo weet je ook dat er geen (onbedoelde) aanpassingen gedaan kunnen worden.

Eindeloos 1-op-1 mail sturen
Geen discussies via mail. In dezelfde kanalen om informatie te delen kunnen ook discussies of gesprekken worden gestart. Hierdoor blijft de informatie en bijpassende gesprekken waar ze moeten zijn en kunnen ze ook teruggevonden worden door het complete team / afdeling. Mailconversaties met cc’s en “antwoord aan allen” is hiermee verleden tijd. Rust in je mailbox!

Daarnaast kun je ook berichten sturen binnen een groep / team, net zoals bij Whatsapp, maar dan zakelijk. Deze communicatie blijft zodoende binnen de organisatie en is wederom zichtbaar voor de juiste personen. Je hebt dus één centrale communicatietool voor zakelijk gebruik.

Je kunt als eerder aangegeven ook “gasten" uitnodigen binnen een groep. Mensen buiten de organisatie kunnen zo ook deelnemen aan de chats en deel uitmaken van het team. Je kunt hen uitnodigen voor jouw team, maar ook uitgenodigd worden in hun team.

Mobiel, Ipad, Laptop, Desktop
Gebruik Teams op elk apparaat dat jij nodig acht. Wil je kunnen chatten/bestanden inkijken via je mobiel; geen probleem. Dit kan dus bijvoorbeeld ook op een tablet, laptop en desktop. Het maak niet uit of Windows, Linux, MacOSX, Android of iOS gebruikt wordt.

Geen server nodig
Gezien de bestanden in Teams in de Cloud zitten van Office 365 is er geen lokale server nodig voor de opslag van bestanden.  Je bent dus alleen nog afhankelijk van een (goede) internetverbinding. Het maakt niet uit waar je verbinding maakt. Ideaal voor thuiswerken, of eigenlijk; overal!

Videobellen
Probeer Teams te vergelijken met het voor velen reeds bekende Skype. De chat- en videobelopties van Skype zijn standaard aanwezig binnen Teams. Groot verschil is echter dat videobellen ook kan zonder dat de ontvangende partij de software (Teams) heeft. Deze heeft alleen een browser nodig (zoals bijvoorbeeld Chrome of Edge Chromium).

In Teams zit standaard videobellen, zowel met elke medewerker alsook met elke klant. Elke klant met een (willekeurig) e-mail adres kan meedoen in een gesprek, zowel via een browser als via hun eigen Teams. We zijn er wel van overtuigd dat mensen die op deze manier gewerkt hebben, zelf ook graag aan de slag willen met een licentie en het de hele oplossing!

Probeer Teams gratis
Teams is momenteel zelfs gratis! Je kunt alle mogelijkheden ontdekken zonder limiet. Kijk bijvoorbeeld naar de mogelijkheden en voordelen van videobellen. Ook het delen van bestanden, een online afspraak aanmaken in je agenda of echt samenwerken is uit te proberen.

Zakelijk “vast” bellen met Teams is ook mogelijk. Interpulse doet dit zelf al enkele jaren en zat daarmee echt in de voorhoede. Het grote voordeel is dat bijna alles in het bedrijf werkt via één applicatie; locatieonafhankelijk veilig samenwerken via tekst, beeld en geluid.

Teams kan heel veel en voor heel veel verschillende doeleinden worden ingezet. Wij hopen jou met deze inzichten een goede introductie te geven van wat ik het grote voordeel vind van het gebruik van deze oplossing. Het helpt te organiseren en brengt je zonder veel moeite of handelingen bij elkaar. Voor meer informatie en hoe Teams jullie gaat helpen, neem contact op met mij of een van mijn collega’s!

ICT Updates.