Rust en continuïteit met een goede backup- en recoverystrategie

Joost Updates Back-up Business Continuity Cybersecurity ICT Services Microsoft 365

Je administratie, klantgegevens, e-mails en documenten zijn iedere dag beschikbaar. Precies zoals je verwacht. Totdat een collega per ongeluk een map verwijdert, een apparaat uitvalt of bestanden niet meer toegankelijk zijn.

Dan wil je niet hoeven improviseren.

Met een goede back-upstrategie weet je dat belangrijke gegevens veilig zijn én hersteld kunnen worden. Dat geeft rust. Niet alleen aan degene die verantwoordelijk is voor IT, maar aan je hele organisatie.

Een back-up is meer dan een kopie

Regelmatig een kopie maken van je bestanden is een goed begin. Maar daarmee ben je er nog niet. Want kun je die bestanden ook snel terugvinden? Weet je hoelang eerdere versies worden bewaard? En is je back-up nog bereikbaar wanneer je normale IT-omgeving tijdelijk niet beschikbaar is?

Een goede back-upstrategie geeft antwoord op deze vragen voordat je een back-up nodig hebt.

Daarbij kijk je onder andere naar:

welke gegevens belangrijk zijn voor je organisatie;
hoe vaak daarvan een back-up wordt gemaakt;
hoelang verschillende versies worden bewaard;
waar de back-ups worden opgeslagen;
wie toegang heeft tot de back-ups;
hoe snel gegevens en systemen hersteld moeten kunnen worden;
hoe je controleert of het herstel daadwerkelijk werkt.

Zo wordt een back-up geen losse technische voorziening, maar een praktisch onderdeel van je bedrijfscontinuïteit.

In de cloud werken is niet hetzelfde als een back-up hebben

Microsoft 365 maakt het mogelijk om overal te mailen, bestanden te openen en samen te werken. Dat betekent alleen niet automatisch dat je over een volledige, onafhankelijke back-up beschikt. Een verwijderde SharePoint-map, opgeschoonde mailbox of overschreven versie kan daardoor lastiger te herstellen zijn dan je verwacht.

Met een afzonderlijke Microsoft 365-back-up kunnen onder andere mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams-data automatisch worden veiliggesteld. Zo combineer je het gemak van werken in de cloud met de zekerheid van een passende back-upvoorziening.

Kies een strategie die past bij jouw organisatie

Niet iedere organisatie heeft dezelfde back-up nodig. Een bedrijf dat gedurende de dag veel klantorders verwerkt, stelt andere eisen dan een organisatie waarvan documenten minder vaak veranderen.

Stel jezelf daarom een paar praktische vragen:

Hoeveel werk mogen we maximaal kwijtraken?
Als er één keer per dag een back-up wordt gemaakt, kun je mogelijk een werkdag aan nieuwe gegevens verliezen. Bij bedrijfskritische data kan een hogere frequentie verstandig zijn.

Hoe snel willen we weer verder kunnen?
Moet een verwijderd bestand binnen enkele minuten terug zijn? Of moet na een grotere storing eerst de administratie, planning of klantomgeving worden hersteld? Door vooraf prioriteiten te bepalen, weet je wat er tijdens een incident als eerste moet gebeuren.

Hoe ver willen we terug kunnen?
Soms ontdek je pas na weken of maanden dat een bestand is verwijderd of aangepast. De bewaartermijn — ook wel retentie genoemd — bepaalt hoeveel eerdere versies nog beschikbaar zijn.

Staat onze back-up voldoende los van de dagelijkse omgeving?
Het NCSC adviseert de 3-2-1-methode: minimaal 3 kopieën van je data, op 2 verschillende media, waarvan 1 kopie op een andere locatie wordt opgeslagen. Daarmee verklein je de kans dat één storing of incident zowel de originele bestanden als de back-up raakt.

Een back-up waarop je kunt vertrouwen, wordt getest

Een melding dat de back-up succesvol is uitgevoerd, voelt geruststellend. De echte zekerheid ontstaat pas wanneer je hebt gecontroleerd of gegevens ook goed kunnen worden teruggezet.

Plan daarom periodiek een hersteltest. Begin bijvoorbeeld met een aantal bestanden en test op gezette tijden ook een groter onderdeel van de omgeving. Zo controleer je niet alleen of de data aanwezig zijn, maar ook of applicaties en werkwijzen na herstel functioneren.

Een hersteltest maakt bovendien duidelijk:

of alle belangrijke gegevens in de back-up staan;
of de afgesproken hersteltijd haalbaar is;
of verantwoordelijkheden duidelijk zijn;
of medewerkers weten wat zij bij een storing moeten doen.

Geen spannend moment dus, maar juist een waardevolle bevestiging dat je goed bent voorbereid.

Van back-up naar businesscontinuïteit

Een goede back-upstrategie draait uiteindelijk niet om bestanden. Het gaat om mensen die hun werk kunnen blijven doen, klanten die je kunt blijven helpen en afspraken die je kunt nakomen.

Door vooraf bewuste keuzes te maken, voorkom je dat je tijdens een incident onder tijdsdruk moet uitzoeken wat belangrijk is. Je weet welke gegevens beschikbaar zijn, welke systemen voorrang krijgen en wie het herstel begeleidt.

Dat geeft overzicht wanneer alles normaal verloopt. En vertrouwen wanneer er onverwacht toch iets gebeurt.

Met een gerust hart verder

Interpulse helpt je om back-ups en herstelprocedures af te stemmen op jouw organisatie. Daarbij kijken we niet alleen naar de techniek, maar vooral naar wat jouw medewerkers en bedrijfsvoering nodig hebben. Met betrouwbare online back-ups, aandacht voor informatiebeveiliging en een werkwijze conform ISO 27001 zorgen we voor een veilige basis.

Zo hoef jij niet dagelijks na te denken over je back-up. Je weet gewoon dat hij goed geregeld is.

Benieuwd of jouw back-upstrategie voldoende zekerheid biedt? We kijken graag met je mee.