Veilig én efficiënt bestanden aan laten leveren door je klanten

Het aanleveren van bestanden via de email is nog steeds de standaardoplossing die veel bedrijven gebruiken. Ook als het gaat om persoonsgegevens… dat is niet bepaald aan te raden. In de dagelijkse praktijk loopt e-mail doorgaans over onbeveiligde verbindingen. Dat maakt gewone (onbeveiligde) e-mail per definitie geen goed medium voor uitwisseling van gevoelige persoonsgegevens.

Is WeTransfer bruikbaar voor zakelijk gebruik?

Wij raden het af om gevoelige gegevens te delen via WeTransfer. De data is in theorie inzichtelijk voor de leverancier en wordt automatisch verwijderd na 7 dagen. In de betaalde versie zijn overigens wel wat meer mogelijkheden. WeTransfer is een Nederlands bedrijf, maar de data wordt wereldwijd opgeslagen, als gebruiker weet je niet waar de data opgeslagen wordt.

Daarbij moeten er allerlei uploadacties uitgevoerd worden om de data te delen met je klanten, wat tijdrovend kan zijn als de bestanden enorm groot zijn.

Laat klanten bestanden aanleveren via je een eigen webportal i.c.m. Office365

Interpulse ontwikkelde een tool waarmee je als beheerder klanten toegang kan geven en uit kan nodigen tot een beveiligd webportaal waar gebruikers veilig bestanden kunnen uploaden. De bestanden worden direct in een specifieke map geplaatst in Office365 (Sharepoint/Teams) en hier veilig opgeslagen. Je krijgt desgewenst ook nog een notificatie als de bestanden succesvol geüpload zijn.

Dit scheelt enorm veel tijd, is minder foutgevoelig en is veilig! Daarnaast ziet het portal er goed uit, geheel in je eigen huisstijl.

De ontvanger hoeft bijvoorbeeld niet meer de bijlages uit de email te kopiëren en in een map te plaatsen. Dit scheelt per dossier vaak al enkele minuten, wat op jaarbasis behoorlijk op kan lopen.

Veilig bestanden delen met je klanten vanuit Office365

Andersom werkt dit ook: wil je bestanden delen met je klanten of leveranciers? Plaats de bestanden dan in de daarvoor bestemde Sharepoint/Teams map en geef een specifieke gebruiker toegang tot de map. Met behulp van tweestapsverificatie kan de ontvanger inloggen en kan hij de bestanden op een veilige manier downloaden.

Wil je meer informatie over deze veilige manier van bestanden delen, neem dan vrijblijvend contact met ons op!