Beter op afstand werken met deze checklist
Thuiswerken, op kantoor werken, overal werken. Het hybride overal en altijd kunnen werken is een feit. Ik geef je bij deze een checklist om het op afstand werken met je collega’s beter en leuker te maken.
Stel je werkruimte prettig in
Zoek een ruimte in huis waar je je kunt concentreren. Als je ergens met werkt waar afleiding in de achtergrond aanwezig is gebruik dan achtergrondvervaging in Microsoft Teams om teamgenoten gefocust te houden.
Communiceer vaak
Jouw dagindeling en werkritme ziet er tijdens het thuiswerken wellicht anders uit dan op kantoor. Je hebt kinderen, een hond, begint op een ander tijdstip, neemt pauze op een ander tijdstip, werkt in de avond door…..etc.. Communiceer jouw planning collega’s, zodat ze weten wanneer ze contact met je kunnen opnemen. Dit kan uitstekend met de agenda in Microsoft Teams / Outlook en door het correct instellen van jouw aanwezigheid in Microsoft Teams.
Zorg voor gezonde grenzen
Thuiswerken kan ervoor zorgen dat de grens tussen werk en privé vervaagt. Zorg ervoor dat je pauzes neemt, neem momenten op te drinken en eten en stop op een einde van de dag ook echt met werken, berg je spullen op.
Omarm online vergaderingen
Zorg ervoor dat alle vergaderingen gepland zijn en ook daadwerkelijk geschikt zijn om aan deel te nemen. Teamleden kunnen zodoende deelnemen onafhankelijk van locatie. Zet jouw camera aan zodat collega’s jou zien en dus echt het besef hebben dat je volledig aanwezig bent.
Wees bewust en biedt ruimte om mee te doen
Een drukke vergadering met veel deelnemers kan het voor mensen moeilijk maken op te komen voor hun standpunt en hun mening naar voren te brengen. Pauzeer bewust en regelmatig om tijd te hebben voor vragen én om deelnemers te wijzen op de mogelijkheid hun gedachten te delen via de chatfunctie en/of door je hand op te steken.
Neem uw vergaderingen op
Wanneer je een vergadering start, drukt dan op ‘opnemen’. Teamleden die niet in staat zijn deel te nemen kunnen later kijken of zoeken in het automatisch gegenereerde transcript. Zo kunnen zij zoeken of ze belangrijke zaken gemist hebben en missen zij geen belangrijke informatie.
Praatje bij de koffiemachine
De snelle babbel bij de koffiemachine of in de wandelgangen is wat veel mensen het meest missen wanneer zij thuis werken. Wees je daar bewust van en denk eens vaker aan het toch even bellen met je collega’s op momenten dat je wellicht eerder een mail of chatbericht stuurt. Je kunt bijvoorbeeld moment per dag plannen om even stil te staan en een sociaal gesprekje te voeren met één van je collega’s.
Breng het team samen
Op afstand werken kan een beetje isolerend aanvoelen. Het is belangrijk om momenten te creëren om als compleet team (virtueel) bij elkaar te komen. Dit kan bijvoorbeeld door brainstormsessies te houden met behulp van de Microsoft Whiteboard-app of door dagelijkse een korte bijeenkomst te houden waar iedereen van je team aanwezig is.
Have fun!
Gebruik Teams om leuke activiteiten en uitdagingen aan te moedigen en berichten te delen waarbij je collega’s betrekt bij de dagelijkste gang van zaken of leuke feitjes. Positieve berichtgeving draagt bij aan het teamgevoel en maakt mensen betrokken!
