Van aanmelden tot abstract: alles in één platform voor PAGE

Een internationale congreswebsite vraagt om meer dan een frisse uitstraling. Voor PAGE vernieuwde Interpulse daarom niet alleen het ontwerp, maar ook de techniek achter registraties, betalingen en wetenschappelijke abstracts. Het resultaat: één gebruiksvriendelijk platform dat deelnemers én organisatoren veel werk uit handen neemt.

Jaarlijks congres, het hele jaar in beweging

Population Approach Group Europe, kortweg PAGE, is een internationale non-profitcommunity voor professionals met een gedeelde interesse in data-analyse volgens de population approach. Ieder jaar organiseert PAGE in juni een congres op een andere Europese locatie. Via de website kunnen deelnemers zich registreren, informatie over bijeenkomsten bekijken en wetenschappelijke abstracts doorzoeken.​

Zo’n congres duurt enkele dagen, maar de organisatie ervan beslaat vrijwel het hele jaar. Registraties moeten op het juiste moment openen en sluiten, verschillende doelgroepen betalen verschillende tarieven en abstracts moeten worden verzameld en gepubliceerd. De website speelt daarin een centrale rol.

Verouderde techniek remde de organisatie af

De bestaande website was gebouwd met techniek die niet meer aansloot op de huidige eisen rond veiligheid, beheer en gebruiksgemak. Door de jaren heen was veel maatwerk ontstaan. Dat maakte het platform steeds lastiger te onderhouden en uit te breiden.

Ook het betaalplatform voldeed niet meer. PAGE werkt internationaal en wil betalingen in meerdere valuta kunnen ontvangen op verschillende bankrekeningen. De bestaande oplossing ondersteunde dit niet langer voldoende.

Daarnaast werden abstracts nog via de website zelf verwerkt. Dat zorgde voor extra handmatige werkzaamheden, terwijl het congresbureau al gebruikmaakte van EventsAir: een platform dat juist is ingericht voor congresregistratie en het verzamelen van abstracts.

Tot slot was ook de vormgeving toe aan vernieuwing. De desktopwebsite en losse mobiele website moesten plaatsmaken voor één moderne, integrale oplossing die op ieder scherm prettig werkt.

Eén platform voor informatie, registratie en betaling

Interpulse startte met een nieuw UX-design. Daarbij stond niet alleen de uitstraling centraal, maar vooral wat bezoekers op de website willen doen.

Abstracts kregen een belangrijke plaats in het ontwerp. Bezoekers kunnen gericht zoeken en de inhoud overzichtelijk bekijken. Ook eerdere bijeenkomsten en bijbehorende abstracts blijven via de website toegankelijk.​

Het registratieproces voor de jaarlijkse meeting is opnieuw ingericht. Deelnemers kunnen zich eenvoudig aanmelden en, zodra de betaalperiode opent, het juiste tarief voor hun doelgroep selecteren. Dankzij de koppeling met een nieuw betaalplatform kan PAGE betalingen in meerdere valuta ontvangen en over verschillende bankrekeningen verdelen.

De verschillende onderdelen van het proces kunnen gepland worden geopend en gesloten. Zo houdt de organisatie grip op deadlines en inschrijvingsperiodes, zonder daarvoor voortdurend technische aanpassingen te hoeven laten uitvoeren. Ook het versturen van herinneringen is eenvoudiger geworden.

Abstracts automatisch vanuit EventsAir

Een belangrijke verbetering is de koppeling met EventsAir. Abstracts worden niet langer handmatig via de PAGE-website ingevoerd, maar aangeleverd via het gespecialiseerde congresplatform. De website haalt de benodigde informatie vervolgens op en presenteert deze op een aantrekkelijke, goed doorzoekbare manier.

Ook op de huidige website worden deelnemers voor het indienen van een abstract naar het afzonderlijke indieningsportaal geleid. Registratie als deelnemer verloopt via het PAGE-profiel.

Hierdoor gebruikt ieder systeem zijn sterke punten: EventsAir ondersteunt het congresbureau bij het verzamelen en organiseren van inzendingen, terwijl page-meeting.org bezoekers een helder en toegankelijk overzicht biedt. Dat voorkomt dubbele invoer en vermindert de kans op fouten.

Waardevolle informatie bleef behouden

Een technische vernieuwing betekent niet dat je opnieuw wilt beginnen met je inhoud. PAGE beschikt over een omvangrijk archief met informatie over eerdere meetings en abstracts. Daarom migreerde Interpulse alle relevante informatie naar het nieuwe platform.

Zo combineert de website een moderne technische basis met de kennis die PAGE door de jaren heen heeft opgebouwd. Bezoekers kunnen zowel actuele congresinformatie als materiaal van eerdere bijeenkomsten terugvinden.

Minder handwerk en meer controle

De vernieuwing heeft PAGE een platform opgeleverd dat beter aansluit op de dagelijkse praktijk van de organisatie:

• betalingen ontvangen in meerdere valuta en op meerdere bankrekeningen;
• minder handmatige verwerking dankzij de koppeling met EventsAir;
• eenvoudige registratie en betaling voor verschillende doelgroepen;
• meer grip op openingsdata, sluitingsdata en deadlines;
• gemakkelijker herinneringen versturen;
• abstracts snel vinden en overzichtelijk bekijken;
• één responsive website voor desktop, tablet en mobiel;
• behoud van historische congresinformatie en abstracts.

Samenwerken gedurende het hele congresjaar

Interpulse werkte tijdens het project nauw samen met PAGE en het organiserende congresbureau. Die samenwerking stopte niet bij de livegang. Omdat registratie, abstractinzending, betaling en publicatie ieder hun eigen moment in het jaar hebben, blijven afstemming en ondersteuning belangrijk.

Door het volledige jaar betrokken te zijn, kan Interpulse ondersteuning bieden op de momenten waarop dat nodig is. Zo beschikt PAGE niet alleen over een vernieuwde website, maar over een toekomstbestendig congresplatform dat met de organisatie en haar jaarlijkse cyclus meebeweegt.

Bekijk het resultaat op page-meeting.org.