Contactpersonen automatisch toevoegen aan de Microsoft Global Address List (GAL)
Iedere organisatie die werkt met Microsoft 365 beschikt over een Global Address List (GAL), een centraal adresboek waarin alle gebruikers en contactpersonen van de organisatie zichtbaar zijn. Dit adresboek is standaard beschikbaar in applicaties als Outlook en Microsoft Teams. De GAL maakt het eenvoudig om collega’s te vinden, contact op te nemen en samen te werken, zonder dat je eerst handmatig e-mailadressen hoeft op te zoeken.
Maar de GAL hoeft zich niet te beperken tot alleen interne medewerkers. Juist in organisaties waar veel wordt samengewerkt met externe partijen of tijdelijke contactpersonen, is het waardevol om ook deze mensen vindbaar te maken via de GAL.
Denk verder dan alleen interne medewerkers
De GAL wordt standaard gevuld met de gebruikers uit je Microsoft-omgeving. Maar in de praktijk heb je vaak veel méér contacten waar je regelmatig mee samenwerkt:
- Deelnemers aan trainingen of workshops
- Bezoekers van een congres of evenement
- Klanten of leveranciers
- Ingeschrevenen voor een webinar of sessie
- Partners of tijdelijke medewerkers
Waarom zorgen we er niet voor dat die contacten ook direct beschikbaar zijn in Outlook of Microsoft Teams?
Onze oplossing: automatische toevoeging aan de GAL
Bij Interpulse hebben we een oplossing ontwikkeld die automatisch contactpersonen toevoegt aan de GAL, rechtstreeks vanuit een databron. Denk aan een CRM-systeem, een inschrijfformulier of een deelnemerslijst. Zo maak je relevante externe contacten **zichtbaar én bereikbaar** voor je hele organisatie — zonder handmatig werk.
Wat levert het op? Een centraal adresboek met alle contactpersonen
- Tijdswinst: Geen losse adressen meer zoeken of kopiëren.
- Efficiëntie: Collega’s kunnen direct e-mailen of chatten met externe contactpersonen.
- Consistentie: Eén centraal adresboek, altijd up-to-date.
- Professionaliteit: Alle contactgegevens correct en netjes zichtbaar voor iedereen.
Gebruiksscenario’s
Organisaties zetten onze oplossing o.a. in voor:
- Trainingsbureaus die deelnemers willen ontsluiten via Outlook
- Gemeenten of zorginstellingen die samenwerken met externe professionals
- Evenementenorganisaties die hun deelnemers beschikbaar willen maken in Teams
- Klantenteams die rechtstreeks willen communiceren met contactpersonen van opdrachtgevers
Meer weten?
Wil je ook externe contacten beschikbaar maken in je Global Address List? Wij laten je graag zien hoe onze oplossing werkt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen.
Neem contact op, zodat wij samen een goed plan kunnen maken.
