Besteed jij ongemerkt ook veel tijd aan het inplannen van afspraken?

Of je nu veel afspraken met klanten of met collega’s hebt. Het plannen van afspraken kost ongemerkt best wel wat tijd. Soms heb je zelfs het gevoel dat het plannen van de afspraak meer tijd kost dan de afspraak zelf! Het kan ook aardig onoverzichtelijk worden als je veel afspraakverzoeken ‘uit hebt staan’, maar er nog geen reactie is geweest. Het onthouden van de doorgegeven opties zorgt soms voor vervelende dubbele afspraken – die nog meer tijd kosten om weer te herplannen – en je agenda alvast blokken levert een inefficiënte agenda op.

Technologie is niet het probleem

Er zijn goede technische hulpmiddelen beschikbaar die hierbij kunnen helpen. Een aantal hiervan bestaat al jaren. Toch wordt het nog nauwelijks gebruikt. We houden namelijk van nature graag zelf de touwtjes in handen en geven de controle niet graag weg. De technologie is daar inmiddels wel op aangepast, met apps die een duidelijk inzicht geven en maximaal instelbaar zijn. En toch komt het nog niet echt van de grond. Waarom eigenlijk niet? Komt het door eerdere negatieve ervaringen? Zijn de functies toch onbekend? Zorgt die behoefte aan controle ervoor dat we niet op zoek gaan? Tijd voor verandering.

Probeer de hulpmiddelen voor agendabeheer op kleine schaal

De opties in dit blog zijn gemakkelijk in gebruik en zijn standaard aanwezig binnen Microsoft Office 365 of kosten nauwelijks iets. Niets staat je in de weg om het gewoon eens voor een paar afspraken te proberen. De eerste paar keer is het misschien nog wat zoeken, dus geef het gewoon eens een maand. Start met een of twee andere collega’s, zodat je elkaar kan helpen en scherp houden om het experiment aandacht te geven.

Microsoft Bookings

Waar ik zelf het meest enthousiast over ben is Bookings. Dit is een onderdeel van Office 365. Het is oorspronkelijk bedoeld als een boekingssysteem voor kapperszaken, tandartsenpraktijken etc., maar het werkt eigenlijk voor alle inkomende afspraakverzoeken. Of je nu een expert bent en voor collega’s op bepaalde momenten beschikbaar bent voor ondersteuning, of een HRM afdeling met inloopmomenten voor medewerkers of een accountmanager die toegankelijk is voor klanten. Met Bookings geef je hen de mogelijkheid om zelf afspraken met jou te boeken zonder daarbij grip op je agenda te verliezen.

Eenvoudig een enquête invoegen in Outlook e-mail

Maar ook binnen Microsoft Outlook zijn er standaardfuncties waarmee je agendabeheer kan vereenvoudigen. Zo kun je binnen Outlook een enquête opnemen in je mail. Hiermee maak je snel en gemakkelijk een optie waarmee de ontvangers een datum kunnen prikken. Dit is ook handig om extra informatie ter voorbereiding op de meeting te verzamelen, bijvoorbeeld of er een parkeerplaats gereserveerd moet worden of wat de lunchwensen zijn.

FindTime

Dit proces kan nog gemakkelijker via FindTime. Dit is een invoegtoepassing (uitbreiding) voor Outlook en te downloaden via findtime.microsoft.com. Hierbij kun je geen eigen vragen in de enquête opnemen, maar voor het inplannen van de meeste afspraken is dat ook niet nodig. FindTime vind ik de snelste en eenvoudigste oplossing om een-op-een afspraken te plannen of afspraken met een hele groep in de agenda’s te krijgen.

Gouden combinatie

Voor mij werkt een combinatie van Bookings en FindTime het prettigst. Bookings als hulpmiddel voor inkomende afspraken en collega’s en klanten het gemakkelijk te maken om een afspraak met mij te plannen en FindTime als ik zelf de initiator van de afspraak ben.

Wil je hiermee aan de slag maar lukt het niet om het ingeschakeld of ingesteld te krijgen? Mijn collega’s van support helpen je er graag verder mee.